深圳市计算机学会会计档案管理制度

（2025年10月28日 SZCCF 第一届理事会第八次会议通过）

第一章 总则

第一条　为规范本会会计档案管理，保证会计档案真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）及学会章程，结合本会实际，制定本制度。

第二条　本制度适用于学会秘书处及财务岗位在会计核算等工作中形成的会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等活动。

第三条　会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映本会经济业务的重要史料和证据，具体包括：

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证；

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿；

3.财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告；

4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书及其他有保存价值的会计资料；

5.电子会计资料：以电子形式形成、符合规定条件的会计资料及其元数据。

第二章 管理职责与归档

第四条　学会秘书长对会计档案工作负总责；财务负责人负责会计档案日常管理；出纳、会计人员按岗位分工做好档案的形成、整理与移交；必要时可指定专人或委托具备资质的档案服务机构负责集中保管。

第五条　归档与移交：

1.会计人员在年度终了或会计资料形成后，按规定整理、装订，编制移交清册；

2.当年形成的会计档案，可在会计年度终了后由财务机构临时保管一年，再移交保管人员集中保管；确需推迟移交的，应经财务负责人批准，临时保管最长不超过三年；

3.移交时双方逐件清点、签收，明确责任。

第三章 保管期限与要求

第六条　会计档案保管期限分为永久、定期两类，定期一般分为10年、30年。主要规定如下：

1.永久保管：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书；

2.30年保管：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册；

3.10年保管：月度/季度/半年度财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及其他会计资料。

4.保管期限从会计年度终了后的次年1月1日起算。

第七条　会计档案应存放于防盗、防火、防潮、防虫、防光的专用库房或档案柜，定期检查；电子会计档案应定期备份、防篡改、确保可读取；严禁毁损、散失或泄密。

第四章 查阅、复制与销毁

第八条 查阅、复制与借出：

1.内部人员因工作需要查阅、复制会计档案，应经财务负责人批准并登记；

2.外部单位（审计、税务、司法等）查阅、复制，须持合法有效证明，经学会秘书长批准；

3.会计档案一般不得借出；确需借出的，须经秘书长批准，办理借出登记，限期归还。

第九条　鉴定与销毁：

1.保管期满的会计档案，由档案保管与财务部门共同鉴定，编制销毁清册；

2.销毁前须经学会秘书长批准，并报理事会备案；

3.销毁时由档案保管和财务部门共同派员监销，监销人应在销毁清册上签章；

4.保管期满但未结清债权债务或涉及其他未了事项的会计档案，不得销毁，应单独抽出立卷保管至事项完结。

第五章 附则

第十条　属于归档范围的电子会计资料，应同时保存其元数据，确保真实、完整、可用、安全，并定期备份，防止数据丢失或篡改。

第十一条　违反本制度造成会计档案损毁、散失、泄密的，视情节追究相关人员责任。

第十二条　本制度由学会秘书处负责解释，经理事会审议通过，自发布之日起施行。