深圳市计算机学会档案、登记证书、印章管理办法
（2025年10月28日 SZCCF 第一届理事会第八次会议通过）
第一章 总则
第一条 为规范深圳市计算机学会（以下简称“学会”）档案、社会团体法人登记证书（以下简称“登记证书”）和印章的管理，维护学会合法权益，保障学会依法、规范、高效运转，根据《中华人民共和国档案法》《社会团体登记管理条例》《社会组织登记档案管理办法》《社会团体印章管理规定》及《深圳市计算机学会章程》（以下简称《章程》），制定本办法。
第二条 本办法适用于学会档案、登记证书、印章的保管、使用、变更、补发、缴销与销毁等管理活动。学会各办事机构、分支机构、代表机构（以下统称“下设机构”）参照本办法执行。
第三条 档案、登记证书、印章管理坚持“集中统一、专人负责、合规使用、安全保密”的原则，确保资料完整、凭证有效、用印规范。
第四条 学会实行统一管理、分级负责：
（一）秘书长为档案、登记证书、印章管理的第一责任人，统筹各项管理工作；
（二）秘书处指定专人负责档案管理与印章保管（以下简称“档案管理员”“印章保管人”），明确岗位职责，岗位变动须办理交接手续；
（三）理事长对本办法执行情况实施监督，理事会、监事会依职权开展检查。
第五条 档案管理员、印章保管人应当具备良好政治素质与责任心，严格遵守保密纪律，不得利用所管资料、印章为个人或他人谋取不正当利益。
第二章 档案管理
第六条 本办法所称档案，是指学会及下设机构在筹备成立、登记注册、变更、注销、备案、章程核准、年度检查、等级评估、会议活动、人事财务、项目合作等工作中形成的，具有查考和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等材料。
第七条 归档范围主要包括：
（一）登记管理类：成立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准、年度检查、等级评估等材料；
（二）会议类：会员（代表）大会、理事会、监事会、秘书长办公会等会议通知、议程、签到表、纪要等材料；
（三）人事类：工作人员招聘、聘用、考核、岗位职责说明书、培训等材料；
（四）财务类：会计制度、预决算、财务报表、审计、票据等（按财务档案管理要求另行归档）；
（五）业务类：学术交流、科普、竞赛、科技评价、人才举荐、政府与社会服务项目、合作协议及成果材料；
（六）证照印模类：登记证书正副本复印件、印章印模、电子证照备份；
（七）其他具有保存价值的材料。
第八条 归档要求：
（一）按照“一个社会组织一档、一件一整理”的原则，以“件”为单位整理，正文与附件为一件，请示与批复各为一件；
（二）各类文件材料须在相关事项办理完毕后30个工作日内完成归档；
（三）实行纸质档案与电子档案同步归档、双套保管，重要材料应扫描备份。
第九条 档案保管应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防光、防丢失要求，配置专用档案柜，实行专柜（专区）保管，定期检查档案状况。
第十条 档案利用：
（一）学会工作人员因工作需要查阅档案，须经秘书长批准并办理查阅登记；
（二）外单位凭单位介绍信及经办人有效证件，经秘书长批准后方可查阅公开类档案；涉密档案利用按国家保密规定执行；
（三）档案原件一般不外借，确需借出的须秘书长审批、限期归还并签收；
（四）学会可依据档案记载内容为有关方面出具证明。
第十一条 学会应积极推进档案信息化管理，逐步建立电子档案目录与检索系统，提高利用效率与安全性。
第十二条 档案保管期限按照国家有关规定执行。超过保管期限需要销毁的，须编造清册，经秘书长审核、理事长批准后销毁，由两人以上监销并留存记录。
第十三条 档案管理员岗位变动时，须编制档案移交清单，在监交人监督下办理清点、移交手续，双方签字确认。
第三章 登记证书管理
第十四条 《社会团体法人登记证书》是学会法人资格的法定凭证，分为正本和副本，正本应置于学会主要办事场所醒目位置，副本用于日常业务办理。
第十五条 登记证书由秘书处专柜保管，复印件、扫描件应归档留存。登记证书不得涂改、出租、出借、转让、买卖、损毁或用于非法活动。
第十六条 登记证书使用：
（一）学会对外开展活动、开设银行账户、办理税务、参加年检、申报项目、签订合同等，须按规定出示或提交登记证书；
（二）登记证书原件一般不出借，确因办理专项事务需借出的，须经秘书长审批、限期归还并签收，借出期间由借用人负责安全；
（三）对外提供登记证书复印件，须注明用途并加盖“此件仅供……使用”字样。
第十七条 登记事项（名称、住所、法定代表人、业务范围、活动资金、业务主管单位等）需要变更的，应自业务主管单位审查同意之日起30日内，向登记管理机关申请变更登记并换领登记证书。
第十八条 登记证书遗失或者损毁的，应在公开发行的报刊或登记管理机关指定平台声明作废，持相关材料向登记管理机关申请补发。
第十九条 学会办理注销登记时，应将登记证书正、副本交回登记管理机关；被撤销登记的，由登记管理机关收缴登记证书。
第四章 印章管理
第二十条 学会印章包括：
（一）公章：圆形，直径4.2厘米，中央刊五角星，五角星外刊“深圳市计算机学会”名称，自左而右环行；
（二）财务专用章、发票专用章等专用印章，其名称、式样应与正式印章有所区别；
（三）法定代表人名章（法人章）；
（四）钢印及其他经批准刻制的印章。
第二十一条 印章刻制须凭登记管理机关出具的证明，经公安机关备案后由指定刻制单位刻制；印文中的汉字使用宋体简化字，质料符合规定。严禁私刻、伪造印章。
第二十二条 印章经登记管理机关和有关业务主管单位备案后方可启用。启用前须将印章印模留存归档，并由秘书处发布启用通知，注明启用日期与印章式样。
第二十三条 印章保管：
（一）印章须指定专人（印章保管人）保管，存放于专用保险柜并加锁，节假日及长期离岗时应封存；
（二）印章保管人因岗位变动离岗的，须办理印章清点、移交手续，双方及监交人签字确认。
第二十四条 用印审批：
（一）用印须钉钉提交申请，注明用印文件名称、份数、用途、批准人；
（二）一般性事务用印，由秘书长或其授权人审批；
（三）财务专用章、发票专用章的使用，按学会财务管理制度执行，坚持“不相容岗位分离、重要事项双签”原则；
（四）不得在空白纸张、空白介绍信、空白合同等未填内容的文件上用印。
第二十五条 禁止行为：任何单位和个人不得盗用、仿制、涂改、出租、出借学会印章；不得审批、使用与批准内容不符的用印；因违规用印造成后果的，依法追究保管人及相关责任人责任。
第二十六条 电子印章（如启用）与实物印章具有同等效力，其申请、制作、使用、保管按国家及学会有关规定另行管理。
第二十七条 印章变更与缴销：
（一）学会名称、法定代表人等事项变更需更换印章的，应到登记管理机关交回原印章并按程序重新刻制；
（二）学会办理注销登记的，应将全部印章交回登记管理机关封存；被撤销的，由登记管理机关收缴；
（三）印章遗失的，须登报或按规定声明作废，经审批后按程序申请重新刻制。
第二十八条 废止、收缴和交回的印章，由秘书处登记造册，经审批后定期销毁，销毁时须两人以上监销并记录，销毁名册留存归档。
第二十九条 下设机构印章由学会统一管理，其刻制、启用、保管、使用、缴销参照本章规定执行，用印须经学会秘书长批准。
第五章 附则
第三十条 本办法由秘书处负责解释。
第三十一条 本办法经理事会审议通过，自发布之日起施行。
第三十二条 本办法如与法律、法规、规章及登记管理机关、业务主管单位的规定相抵触，从其规定；学会原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。